• Різне

    Як скласти супровідний лист до документа?

    04.07.2016

    Як скласти супровідний лист до документа?

    Відсилаючи масу кореспонденції протягом дня, ми часто задаємося питанням, як скласти супровідний лист до документів?

    Супровідний лист до документів – це ділове лист, в якому описується пакет документів, які направляються адресату. Виходячи з цього, супровідний лист до документів підтверджує факт відправки документації, дає її перелік та інструкцію щодо поводження з нею, дозволяє визначити термін виконання.

    Скласти супровідний лист до документів необхідно на фірмовому бланку, проставивши вихідний реєстраційний номер відправника. Сам текст документа за змістом поділяється на два основних блоки: повідомлення про направлення документів, прохання про своєчасної реакції на нього (ознайомлення, відповіді, погодження тощо).

    Вступна частина супровідного листа починається зі слів: «Представляємо вам…», «Надсилаємо вам…» або «Направляємо вам…» і триває словами «для підписання», «для ознайомлення», «для погодження», «для заповнення» і т.д. У другій частині супровідний лист до документів містить інформацію про те, що необхідно робити з доданими документами: «Прошу підписати. », «Прошу розглянути і направити…» і т. д.

    правильно скласти супровідний лист до документів. головне оформити належним чином додатки, так як це є основним у такій кореспонденції. Для цього супровідний лист до документів має містити їх повний перелік із зазначенням кількості примірників і аркушів у кожному з них. Назва додатка вказується тільки в тому випадку, якщо воно не згадувалося в тексті листа. Якщо додатків кілька, вони перелічуються після слова «Програми».

    Якщо супровідний лист до документів містить великий перелік додатків, вони оформляються на окремому аркуші як опису додатків, на яку йде посилання з листа. Коли є необхідність написати супровідний лист до документів для декількох адресатів, а додаток надсилається тільки одному з них, про це теж слід згадати в листі.

    Існує ще кілька правил, як написати супровідний лист до документів. Якщо лист має додатки, на ньому повинна бути відповідна відмітка, а на кожному додатку зверху праворуч вказується, до якого супровідного листа воно відноситься. Лист підписується посадовою особою, яка має на це право. Але щоб його потім не турбували з приводу уточнень, слід також вказати ім’я та контакти виконавця.

    не рекомендується вказувати точний термін виконання вимог листа, якщо ваша організація не є вищестоящої контролюючою інстанцією. У практиці ділового спілкування розгляд таких документів зазвичай дається місяць. Якщо ви ходите отримати відповідь раніше, краще оформити його у формі прохання.

    Щоб надалі заощадити час, коли знову виникне необхідність написати супровідний лист до документів, рекомендується розробити бланк такого листа і заповнювати його в міру необхідності. Як бачимо, питання як оформити супровідний лист до документів. не такий вже і складний.

    Супровідний лист зразок:

    Короткий опис статті: докумен

    Джерело: Як скласти супровідний лист до документа?

    Також ви можете прочитати