Що таке електронний документ та його копії . DOU

06.07.2016

Що таке електронний документ та його копії

Зіткнувся з масовим нерозумінням суті електронних документів і електронного документообігу. Деякі унікуми вважають електронним документом скан паперового, надісланий електронною поштою. Пропоную юридичну матчастину з даного питання.

1. Відповідно до ч. 1 ст. 5 Закону «Про електронні документи та ??електронний документообіг» (далі — Закон про ЕД) електронний документ (далі — ЕД) — це документ. інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити. Обов’язковим реквізитом саме ЕД є електронний підпис (далі — ЕП). який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача (ст. 6 Закону про ЕД ).

«Проста» ЕП та електронний цифровий підпис (далі — ЕЦП) — це різні речі. Згідно ст. 1 Закону «Про електронний цифровий підпис», ЕП — це просто дані в електронній формі, призначені для ідентифікації підписувача електронних даних. А ось ЕЦП. яка є різновидом ЕП, — це вже не просто «дані в електронній формі», а дані, отримані в результаті криптографічного перетворення набору електронних даних, які підписуються.

тобто, ЕЦП виконує відразу дві функції: а) дає змогу підтвердити цілісність набору даних; б) ідентифікувати підписувача. Цілісність даних — це якщо документ є повним за своїм складом і не измененялся.

Якщо ЕД має всі обов’язкові реквізити і підписано ЕЦП — це ОРИГІНАЛ цього ЕД. А ЕД без ЕЦП, але з ЕП, може вважатися тільки набором електронних даних, що дозволяє ідентифікувати їх автора.

2. У ЕД може бути засвідчена ПАПЕРОВА копія. Справжність паперової копії ЕД запевняють центри сертифікації електронних ключів (ч. 6 ст. 7 Закону про ЕД). Порядок такого запевнення затверджений постановою Кабміну від 26.05.2004 р. № 680.

Таке посвідчення копій ЕД може знадобитися при необхідності надати завірені копії ЕД, наприклад, в суд.

3. При зворотній ситуації, електронна копія паперового документа, виготовлена шляхом сканування або фотографування, не є ЕД. Така копія може застосовуватися виключно для «неофіційного» електронного документообігу .

4. У ЕД ОДНОЧАСНО може бути паперовий оригінал — якщо автор створив електронний і паперовий документи, ідентичні за інформацією та реквізитами. При цьому кожен з них має ОДНАКОВУ юридичну силу (ч. 3 ст. 6 Закону про ЕД)!

Тому при необхідності паралельного обігу документів у паперовій та електронній формі, треба ще при створенні документа в паперовій формі одночасно створювати відповідний ЕД і запевнити його ЕЦП.

Посилання:

1. Закон «Про електронні документи та ??електронний документообіг» — zakon1.rada.gov.ua/laws/show/851-15

2. Закон «Про електронний цифровий підпис» — zakon1.rada.gov.ua/laws/show/852-15

3. Порядок засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 26.05.04 р. № 680 — zakon1.rada.gov.ua/laws/show/680-2004-п

Короткий опис статті: що таке документ Зіткнувся з масовим нерозумінням суті електронних документів і електронного документообігу. Деякі унікуми вважають електронним документом скан паперового, надісланий електронною поштою. Пропоную юридичну матчастину з даного питання.

Що таке електронний документ та його копії | DOU

Також ви можете прочитати