• Різне

    Рекомендаційний лист, характеристика і відгук: складання та оформлення.

    20.09.2015

    Рекомендаційний лист, характеристика і відгук: складання та оформлення

    Л. М. ВЯЛОВА ,

    канд. іст. наук, доц. кафедри документознавства РДГУ.

    Складання та оформлення рекомендаційного листа; оцінка трудової діяльності працівника в характеристиці та відкликання

    Одним з документів, не передбачених ТК РФ, але дуже часто зустрічаються в роботі відділу кадрів є рекомендаційний лист. Воно може спрямовуватись від керівництва фірми, де працював чи працює працівник, а також від адміністрації навчального закладу, якщо кандидат на вакансію ще ніде не працював.

    Якщо лист складається від імені організації, його треба оформити на спеціальному бланку. Адресат на бланку листа може бути вказано, якщо людина хоче отримати роботу в певній фірмі. У тому випадку, якщо працівник бере рекомендаційний лист заздалегідь, наприклад, у разі звільнення у зв’язку із скороченням штату, реорганізації чи ліквідації організації, де він працював, адресат на бланку не вказується.

    На рекомендаційному листі обов’язково проставляється дата його підписання та вихідний реєстраційний індекс. У бланку листа не друкують найменування виду документа або його різновиди: гарантійний лист, лист-запит, лист-запрошення і т. д. Це правило дотримується і при складанні рекомендаційних листів. В рекомендаційних листах, як правило, відсутній реквізит «короткий заголовок». Його роль виконує виділений окремим рядком найменування «Рекомендаційний лист». Воно розташовується між бланком та текстом листа в середині рядка. Це відступ від загальних правил оформлення службових листів вироблено практикою. Воно пояснюється прагненням виділити дану категорію документів, зосередити увагу на листі керівництва організації і кадрової служби.

    Інформацію про працівника в рекомендаційному листі можна викласти в такій послідовності:

    • тривалість роботи рекомендованого працівника в даній організації;
    • посаду (або посади), яку обіймав працівник;
    • професійні навички рекомендованого працівника;
    • його ставлення до виконання посадових обов’язків;
    • характерні людські якості.

    На закінчення слід висловити надію на позитивне вирішення питання працевлаштування.

    Якщо рекомендаційний лист направляється з навчального закладу, його текст можна скласти наступним чином:

    • вказати спеціальність і кваліфікацію, яку отримав молодий спеціаліст;
    • відзначити професійні навички (теоретичні і практичні), які він придбав за час навчання;
    • підкреслити ставлення випускника до навчання;
    • дати характеристику його особистим якостям.

    В кінці слід підкреслити, що рекомендувач сподівається на позитивне рішення.

    Рекомендаційний лист має бути підписана одним із керівників: керівником організації, його заступником, начальником структурного підрозділу, в якому працював працівник, або керівником кадрової служби.

    Оцінку трудової діяльності працівника можуть містити і такі документи, як характеристика і відгук.

    Характеристика – це документ, що складається адміністрацією підприємства (іноді спільно з громадськими організаціями), де працює працівник, та включає опис якостей, властивих конкретному працівникові, а також думку керівництва про нього.

    Характеристика може складатися за запитом інших організацій (прокуратури, суду, міліції, військкомату та ін) у випадках, передбачених законодавством, для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади, при проведенні атестації, а також за ініціативою працівника при звільненні або переведенні в організацію, де для оформлення на роботу кадрова служба вимагає характеристику з попереднього місця роботи (наприклад, органи ФСБ, міліції та ін).

    Реквізити характеристики: назва виду документу, текст, підпис, дата, печатка.

    Текст, як правило, складається з двох частин:

    • вступної, де зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, освіта, посада, структурний підрозділ, стаж роботи на підприємстві;
    • основний, де зазначаються ділові якості, ставлення до роботи, етапи професійного зростання, стосунки з працівниками, напрямки діяльності працівника, його досягнення в роботі та наявні недоліки, що застосовувалися види заохочень, наявність державних та інших нагород і стягнення; крім того, можуть бути дані рекомендації по вдосконаленню знань, а також рекомендації для вступу на іншу роботу.

    Завершальній повинна бути фраза: «Характеристика видана для подання…».

    Характеристика підписується керівником установи або структурного підрозділу та засвідчується гербовою печаткою, а при її відсутності – простий печаткою організації.

    Якщо у складанні характеристики брала участь громадська організація, її підписує голова цієї організації. Характеристика може затверджуватися на зборах трудового колективу, засіданні громадської організації. У цьому випадку на документі проставляють гриф погодження, містить посилання на дату і номер протоколу, відобразив хід обговорення характеристики.

    Узгоджено

    Протокол засідання

    профспілкової організації

    від 20.12.2002 № 65

    Узгоджено

    Протокол зборів

    трудового колективу

    ВАТ «Зоря»

    від 15.10.2002 № 18

    Оформляти думку громадських органів грифом затвердження не можна, т. к. правом посилювати юридичну силу документа наділений керівник організації або особа, яка його заміщає, за допомогою особистого підпису або видання розпорядчого документа.

    Завірена копія виданої характеристики поміщається в особову справу працівника. Характеристика, представлена на нове місце роботи, також поміщається в особову справу, заведену на працівника. Виняток становлять особисті справи, які відповідно до законодавства передаються на нове місце роботи. До цієї категорії належать, наприклад, особові справи державних службовців.

    Прагнення керівництва деяких організацій відійти від шаблонів радянської епохи, зокрема, від характеристик, які, як відомо, обов’язково підписувалися «трійкою» (керівником, секретарем партійної організації та головою профспілки), призвело до того, що характеристику стали називати «відгуком». У таких випадках відгук складається та оформлюється так само, як характеристика, тільки найменування виду документа вказують: «Відгук».

    У деяких відомствах розроблені і затверджені форми відгуків, де дається оцінка праці працівника в особливих умовах. Наприклад, в «Відкликання про роботу адміністративно-технічного працівника», затв. наказом МЗС Росії від 04.03.98, дається всебічна оцінка праці працівника під час його перебування у закордонному відрядженні. Як правило, працівники кадрових служб виконавчих органів федеральної влади знають про уніфікованих формах таких відгуків і відстежують процес їх оформлення.

    В управлінській практиці існує ще один вид документа – це «Відгук про службової діяльності». Він складається при атестації конкретного працівника. У даній статті процес його підготовки та створення розглядатися не буде.

    Слід зазначити, що документи, які містять оцінку професійної підготовки та особистих якостей працівника (резюме, супровідні й рекомендаційні листи, характеристики, відгуки) дуже важливі для нього. Необхідно пам’ятати, що їх зміст може вплинути на службову кар’єру людини, а значить, на його долю. Тому слід уникати стандартних виразів і фраз, формальних, неконкретних формулювань.

    Для справи, яка містить інформацію про кандидатів, «Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацією, із зазначенням строків зберігання» пропонує наступний заголовок: «Документи осіб, не прийнятих на роботу». Тут у хронологічній послідовності можна помістити анкети, автобіографії, листки з обліку кадрів, заяви, рекомендаційні листи, резюме та ін Ця справа може зберігатися в організації 1 рік.

    Короткий опис статті: характеристика відгук

    Джерело: Рекомендаційний лист, характеристика і відгук: складання і оформлення :: кадровий портал КАДРОВИК.РУ

    Також ви можете прочитати