Документ-основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає

04.07.2016

Документ-основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність

Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документ — це матеріальний об’об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлень у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони—писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особисті:

службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформлюються у встановлено порядку;

особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:

внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

напрямком вхідні й вихідні;

формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

рядками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:

звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом;

дуже термінові — документи з позначенням «дуже терміново»;

ступенем гласності секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки:

оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);

якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

складністю прості (односкладові) й складні;

рядками зберігання постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:

Державний герб України.

Емблема організації чи підприємства.

Зображення державних нагород.

Код установи, організації, підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

Короткий опис статті: вид документа Розмір: 245.88 Kb.; Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність Документ-основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність

Джерело: Документ-основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність

Також ви можете прочитати